Documentar: obligación para la transparencia y el acceso a la información pública

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Agencia MVT / Staff

METEPEC, México, 11 de Diciembre del 2017.- Las instituciones públicas mexiquenses no sólo se encuentran sujetas al control de otras autoridades, como los órganos de fiscalización, sino que deben responder a la vigilancia y el escrutinio de la sociedad en general. A través del derecho de acceso a la información pública, los ciudadanos pueden participar en la supervisión de las acciones de los entes gubernamentales, para asegurar el correcto cumplimiento de su función y la apropiada administración del erario, entre otros temas de interés, aseguró José Guadalupe Luna Hernández.
Al participar en una capacitación a servidores públicos del municipio de Tlatlaya, el Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) afirmó que la transparencia y el acceso a la información pública propician que los servidores públicos asuman una mayor responsabilidad sobre sus gestiones, por lo que deben estar presentes en su desempeño cotidiano.
El Comisionado Luna Hernández enfatizó que una actuación transparente comienza con el cumplimiento de una obligación esencial, establecida en el marco normativo de la materia: documentar las decisiones derivadas de las facultades, competencias y funciones de cada institución. Para ello, en primer lugar, éstas deben identificarse plenamente y revisarse, al menos, cada año, al elaborar los planes de trabajo. En el mismo sentido, resulta oportuno recordar que los documentos contemplan soportes impresos, sonoros, visuales, electrónicos e informáticos, por lo que no se limitan a los papeles que comúnmente se resguardan en los archiveros.
Los documentos, apuntó el Comisionado José Guadalupe Luna Hernández, deben preservarse en archivos administrativos actualizados y dotados de las medidas de seguridad más adecuadas, de conformidad con su naturaleza. Esto resulta aún más relevante en el caso de la documentación que contiene datos personales entregados por la población, ya que su incorrecta exposición puede poner en riesgo la vida y la integridad de sus titulares. Asimismo, puede ser motivo de medidas de apremio y sanciones, en los términos especificados por las leyes de la
materia.
En consecuencia, enfatizó el Comisionado, los archivos deben organizarse en series documentales, fundamentadas en las mismas facultades, competencias y funciones antes citadas. Adicionalmente, deben observar las disposiciones de los instrumentos de control archivístico formulados por cada institución, a fin de que los procesos de gestión documental se desarrollen con orden. Un eficiente tratamiento archivístico facilita, en gran medida, la atención de las solicitudes de acceso a la información y, además, el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, por lo que no debe pasarse por alto.

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